Avviare un business center

maggio 19, 2009 | Fare impresa

Avviare un’impresa, al giorno d’oggi, rappresenta una sfida sempre più costosa. Diciamo che per molti l’investimento economico da mettere in campo per creare un’attività, è un ostacolo ed un motivo di scoraggiamento nella decisione di aprire o meno un’azienda. La sede dove esercitare l’attività, il personale di segreteria, hanno dei costi non indifferenti e l’alternativa che molto spesso si presenta, è quella di lasciar perdere o al limite, lavorare da casa, in solitudine, in spazi ristretti che certo non giovano al decoro ed all’immagine aziendale. Se i costi dell’ufficio e del personale di segreteria fossero più abbordabili, ad avviare un’impresa, in tanti ci farebbero un pensierino. Ma in giro esiste qualcuno che quel pensierino lo ha fatto, ideando un’attività che offre servizi di segreteria a distanza o disbrigo pratiche da ufficio, sempre a distanza.

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Servizi di virtual assistence, virtual office o meglio conosciuti come servizi di segreteria a distanza.

In inglese si chiamano anche servizi di virtual assistant e virtual office che tradotti significano: assistente a distanza ed ufficio virtuale. Le aziende che offrono questa particolare tipologia di servizi, stanno prendendo piede con l’avvento di Internet e delle nuove tecnologie: redigere e spedire una fattura oggi è molto più semplice che in passato, bastano un pc, una casella email, ed una connessione Internet. Il documento arriva in un istante anche se proviene dall’altra parte del mondo. E’ indubbio che in questo scenario, avere una sede fisica e reale dove esercitare l’attività, non è così indispensabile, anche se l’imprenditore deve sempre avere una sede legale, della propria attività, una sede dove ricevere i clienti, organizzare riunioni e meeting, dove ricevere fax e documenti, dove domiciliare la sua corrispondenza, dove una segretaria risponde al telefono e gestisce gli appuntamenti per conto dell’imprenditore. Tutto questo, oggi, non deve necessariamente coincidere con la sede fisica di quest’ultimo. Anzi, lo si può trovare benissimo altrove, dove, personale qualificato, risponde per conto dell’azienda che fruisce dei suoi utili “servigi”.

La nascita di primi virtual office od uffici virtuali

La nascita delle aziende fornitrici di servizi di segretariato a distanza e di ufficio virtuale, non è stata favorita solo dall’avvento di Internet, ma anche dalla galoppante crisi economica che ha ridotto all’osso i conti di imprenditori e liberi-professionisti inducendoli a restringere gli investimenti e a cercare soluzioni di risparmio per ridurre i costi, senza rinunciare all’efficienza ed alla professionalità. Le aziende che erogano i servizi di cui abbiamo accennato si chiamano “business center” che incorporano in sé i servizi di segreteria a distanza e di virtual office, ma non solo, per essere più precisi, specifichiamo che la segretaria virtuale è compresa nel servizio di ufficio virtuale, a cui può affiancarsi anche il servizio di noleggio di ufficio o ufficio residence. Il business center, su richiesta del cliente ( imprenditore o libero professionista) può, infatti, anche affittare, o meglio noleggiare, a tempo, anche per un brevissimo periodo, un ufficio arredato con tutte le attrezzature necessarie al cliente che deve utilizzarlo, con personale messo a disposizione per accogliere, in suo nome e per suo conto, le persone con cui viene a contatto. Un altro modo per consentire all’imprenditore ed al professionista di abbattere i costi di gestione relativi alla sede fisica di un’azienda. L’ufficio virtuale comprende servizio di risposta telefonica personalizzata, con numerazione dedicata, dove un’operatrice risponde alle chiamate rivolte all’azienda cliente come una vera e propria impiegata di quest’ultima. Le chiamate possono essere trasferite al cellulare del cliente chiamato, tramite operatrice, o direttamente, senza intervento di una voce, al cellulare o a qualsiasi altro numero scelto dall’impresa cliente. Il servizio di risposta telefonica personalizzata è di solito l’offerta base del business center, a cui possono aggiungersi i servizi di domiciliazione postale e legale, il fax service, ma anche, nell’era del web, di gestione della comunicazione via email. Si acquista il servizio pagando un corrispettivo mensile, che può essere flat, a scaglioni, o a tempo. Nel prossimo articolo spiegheremo meglio i criteri di tariffazione proposti dai business center. Queste tipologie di servizi sono ricercate da diverse categorie professionali: avvocati, medici, commercialisti, imprese operanti in diversi settori di attività. In sintesi, i clienti ideali di un business center sono: imprese e professionisti. Un mercato, insomma, abbastanza vasto, anche se in Italia il settore è considerato ancora giovane. Le prime esperienze di business center, in ambito nazionale, si hanno a partire dalla fine degli anni’70, ma è sempre il mondo anglossassone, con in testa Gran Bretagna, specie Londra e gli Stati Uniti, ad essere pioniero dei business center. Wikipediavirtualoffice , l’enciclopedia libera del web, riporta un’interessante cronistoria della nascita dei business center, in Italia e nel mondo. Spiega anche il significato di business center, che è relativo da un’azienda che offre servizi, a tempo, di ufficio arredato con servizi di segretariato. Anche se il dato non è ancora confermato da fonti certe, sembra che i business center siano nati dopo la grande crisi economica del 1929 negli Stati Uniti. I primi centri d business furono avviati da un gruppo di avvocati che per razionalizzare i costi relativi alla gestione degli uffici, iniziarono ad operare in studi dove condividevano materiale giuridico, sale riunioni e segretarie. Nel mondo i business center sono 8000, la metà solo negli Stati Uniti. In Europa sono 2000 di cui 1000 concentrati nella sola Gran Bretagna. Londra ne conta ben 370. In Italia, secondo i dati di un’indagine dell’associazione nazionale di categoria Aniur, operano tra 180 e 190 business center. Il settore, è infatti, rappresentato da un’associazione di categoria: l’Associazione Nazionale Imprenditori Uffici Residence, l’ Aniur, appunto, che aderisce alla Confcommercio. L’evoluzione delle moderne tecnologie, ha , inoltre ampliato i termini con cui si possono definire i servizi di un business center: day office, ufficio a giornata; ufficio condiviso, ufficio residence, temporary office, ufficio arredato e nell’ambito dell’ufficio virtuale ( compreso, sempre nel business center) segretaria a distanza, segretaria virtuale, assistente virtuale, segretaria on line e relativi termini in inglese, per cui i “sinonimi” che abbiamo usato all’inizio del nostro reportage sono stati semplicemente introduttivi di un universo di servizi in continua evoluzione, che deve sempre restare al passo con i tempi. Un’azienda inglese di servizi di ufficio virtuale è Avanta che offre risposta telefonica personalizzata, inoltro di posta elettronica e tanti altri servizi utili a migliorare la gestione di un’azienda. Avanta è anche un esempio tipico di business center inglese dove si mettono, a disposizione delle imprese clienti, uffici arredati e sale riunioni, a Londra e nel resto del Regno Unito. L’azienda fa parte del network Alliance business centers che fornisce uffici virtuali , spazi uffici, uffici a tempo con 600 sedi sparse in 36 paesi del mondo. Al network internazionale aderisce anche il business center italiano ufficio virtuale membro del direttivo europeo di Acn, e tra i soci fondatori dell’Aniur.

Servizi di editing, assistente virtuale, trasferimento di chiamate, traduzioni.

Nell’ambito dei servizi di segreteria virtuale,a distanza ed on line un esempio tipico di azienda inglese del settore è su: http://www.online-secretary.com/ che al servizio di segreteria ed assistente virtuale o virtual assistant, dunque risposta telefonica personalizzata, gestione appuntamenti, trasferimento di chiamate via sms o inoltro di comunicazioni via email, affianca anche traduzioni; editing; presentazioni aziendali; web design; stesura di lettere; CV e tesi, offrendo servizi di segretariato on line. Per la verità avevamo iniziato la nostra ricerca partendo proprio dal concetto del servizio di segretariato on line o a distanza, o di segreteria virtuale, ma proprio mentre cercavamo fonti e dati ci siamo imbattuti anche nell’affascinante mondo dei business center, ben indicizzati dai motori di ricerca, che contemplano al loro interno tutto quello che abbiamo fin qui divulgato. “Imprese, professionisti, privati, associazioni – si legge in un comunicato di Eva Luberto – addetto stampa di MB Centerche desiderano essere immediatamente operativi con l’apertura di una nuova sede anche per brevi periodi di tempo o desiderano avviare un’attività , risparmiando sui costi di gestione e di personale senza rinunciare alle strutture, alle tecnologie e all’indispensabile supporto di segreteria, fanno ricorso al servizio di segreteria virtuale ovviando ai costi di una segretaria tradizionale. Una Segretaria Virtuale migliora l’immagine dell’attività a costi estremamente contenuti e legati all’effettivo utilizzo velocizzando e semplificando il lavoro di chi è molto occupato e vuole lavorare indisturbato, di chi spesso non puo’ rispondere, di chi per lavoro è costretto a continui spostamenti. Personale qualificato e professionale risponde con orario continuato secondo le istruzioni del cliente in modo personalizzato su un numero personale assegnato supportando la richiesta del chiamante. Può annotare gli eventuali appuntamenti direttamente nell’ agenda che si può consultare via WEB in tempo reale in modo riservato con login e password di accesso…”.

Ma non finisce qui. Nella prossima puntata approfondiremo meglio la situazione italiana, intervistando gli stessi protagonisti dei business center: gli imprenditori che li gestiscono. To be continued.

Rosalba Mancuso

Fonti delle immagini:

http://www.mbcenter.it/virtualoffice.asp

http://www.mbcenter.it/virtualoffice_risp.asp

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