Aprire un ufficio stampa.Come gestire un’agenzia di comunicazione.

giugno 30, 2009 | Fare impresa

 

Aprire un’agenzia che svolga attività di ufficio stampa e pr e, perché no, organizzi eventi. Un sogno comune a giovani laureati, amanti dei media, operatori marketing e molti altri ancora, affascinati dalla voglia di sviluppare quel concetto di comunicazione, all’apparenza anche banale, che ingloba una serie di attività, attitudini e problematiche, superabili solo con le giuste scelte e qualche indicazione specifica da parte di chi ha già avviato questo genere di attività. Iniziamo così il nostro viaggio alla scoperta del “mondo” delle pr e dell’ufficio stampa, nel prossimo articolo approfondiremo invece le modalità per diventare organizzatore d’eventi. Vediamo quindi come “portare qualcosa a conoscenza di altri”, la definizione più comune della parola comunicazione, può diventare una professione. Una professione che per essere avviata e successivamente consolidata ha bisogno di strategie efficaci individuate e sviluppate con i clienti. Una professione che annovera, è bene ricordarlo, numerosi competitor. Parliamo sia di piccole agenzie – composte anche solo da una persona, supportata magari da stagisti – che di veri e propri colossi della comunicazione di fama internazionale.

sacchi

Alcuni esempi di agenzie di comunicazione:

Qualche nome? Eccoli serviti. E’ nata nel lontano 1953 Burson-Marsteller (www.bursonmarsteller.it), normalmente considerata una delle società di pr più grande del mondo e che conta uffici in Asia, Europa, America Latina, Stati Uniti e anche in Italia, dove è presente a Roma e a Milano. Colosso della comunicazione è anche Weber Shandwick, che nel nostro Paese ha aperto i suoi uffici a Milano, Torino e Roma (www.webershandwick.biz) ed è nata dall’unione di tre agenzie operative da anni sul mercato delle pr. E’ composta da cinque divisioni principali – healthcare, consumer marketing, finance, corporate e technology – l’agenzia milanese Noesis Comunicazione (www.noesis.net) che ha aperto i battenti nel 1991. Ha deciso di specializzarsi nella cura e nella gestione della comunicazione di aziende del settore food Fruitecom (www.fruitecom.com), con sede a Spilamberto (Mo). Essendo numerose le agenzie di comunicazione è importante, prima di avviare l’attività, monitorare la presenza di diretti concorrenti sul territorio in cui si intende diventare operativi. Nel contattare i potenziali clienti è bene ricordare che non sono solamente le grandi realtà a necessitare di un ufficio in grado di gestire la loro comunicazione, ma anche enti piccoli oppure nuovi, che hanno bisogno di rendere nota la loro esistenza. E non è tutto. Spesso aziende di grandi dimensioni anche se sono dotate di uffici stampa interni si appoggiano per alcune attività a uffici esterni, magari per particolari progetti oppure solamente per la gestione di determinate mansioni. Un’opportunità in più per aumentare la propria attività, anche se magari solamente per un breve periodo. Per capire meglio vantaggi e caratteristiche di un’agenzia di comunicazione abbiamo contatto Caterina Sacchi, titolare di Echo comunicazione d’impresa e relazioni pubbliche di Modena.

Può descrivermi, brevemente e in base alla sua esperienza, le modalità di costruzione di un team efficiente in grado di realizzare attività di ufficio stampa e pr?

Posso parlare della mia realtà, ovvero di un team di 10 professionisti che da 20 anni offre competenza, creatività, flessibilità, e specializzazione nell’area delle media relation e, di conseguenza, gestione di uffici stampa. La personalizzazione del servizio, modulato in base alle diverse esigenze comunicative, alla complessità del progetto e al suo sviluppo, caratterizza l’approccio metodologico di Echo, secondo cui ogni cliente viene seguito da un team di lavoro appositamente costruito, perché ritengo che è anche grazie al gruppo che si generano le soluzioni più creative. Se il successo di un’organizzazione è legato alla realizzazione di rapporti di buona qualità e di lungo termine, instaurare e mantenere relazioni interattive e durature con tutti gli interlocutori e i pubblici di riferimento è uno degli aspetti più delicati e contemporaneamente coinvolgenti della nostra attività, perché contribuisce a creare un valore aggiunto per le organizzazioni che lo adottano. E di questo ci sentiamo responsabili.

Per vincere la diretta concorrenza delle altre agenzie di comunicazione quali sono gli strumenti da adottare?

Li metto in ordine di importanza: l’attento ascolto del cliente, la focalizzazione sugli scenari , la formazione continua e la flessibilità della struttura.

Quali sono le tipologie di eventi più richieste dalle aziende?

Oggi non ci si può limitare, nella comunicazione d’impresa, al solo uso di strumenti tradizionali che si rivolgano a un target generalizzato: è fondamentale stabilire una relazione a due vie e interattiva con i propri interlocutori. Gli eventi che coinvolgono i media, possono essere la giusta soluzione per lanciare un prodotto, mantenere viva l’attenzione su un brand in modo efficace e non troppo dispendioso. Anche i press tour sono strumenti aggregativi e conoscitivi molto importanti per il mantenimento e il consolidamento di relazioni di valore .

Come si configura a suo avviso lo sviluppo futuro delle attività di ufficio stampa e pr? Si verificheranno cambiamenti di rilievo?

La crisi per certi versi è un momento di grande vitalità soprattutto per chi opera nel mondo della comunicazione. In momenti di minore disponibilità di risorse, infatti, hanno successo solo i progetti innovativi (con un ottimo rapporto efficacia/costi ), capaci di dare visibilità qualificata ai brand. Si profileranno sicuramente nuove tendenze sia nella comunicazione che nelle relazioni pubbliche e anche nelle media relation, come conseguenza ai cambiamenti indotti dalla recessione economica e alla crescente importanza attribuita ai media digitali e sociali, con cui dovremo sempre più confrontarci. Inoltre, in questo periodo di crisi le relazioni pubbliche si dimostrano uno strumento indispensabile per gestire al meglio le situazioni difficili, che possono coinvolgere sia le aziende che il management. Le inevitabili restrizioni dei budget da parte delle realtà imprenditoriali potranno tradursi in un’opportunità per le agenzie di pr, in virtù del costo più contenuto rispetto ad altre forme di comunicazione più onerose. Ma solo in relazione ai risultati che dovranno essere misurabili.

A chi vuole svolgere attività di ufficio stampa e pr non può mancare la capacità di argomentare: una vera e propria tecnica. Gestualità, immagini, scrittura e supporti mediali rientrano invece nel campo delle pratiche da utilizzare per sviluppare le attività. Non possono venir meno anche la capacità di risoluzione dei problemi e di assunzione delle decisioni, la conoscenza delle teorie di comunicazione, lo spirito di adattamento, la flessibilità mentale e, soprattutto, la sensibilità di ascoltare e comprendere le esigenze dei clienti. Una spruzzata di marketing mix completa l’elenco degli ingredienti principali per svolgere un’efficace attività di comunicazione. Dobbiamo infatti tenere presente che la comunicazione è vitale per aziende ed enti, che in mancanza di essa rischiano di non sfruttare appieno le loro vere potenzialità, di non far conoscere in toto i progetti, di non raggiungere la massa e corrono addirittura il rischio di diventare inesistenti. Ecco quindi giustificato il desiderio di intraprendere attività di pr e ufficio stampa e fare in modo che diventino redditizie. Abbiamo appena individuato le caratteristiche e le attitudini personali che non possono mancare a chi avvia attività nel mondo della comunicazione, vediamo ora meglio che cos’è un ufficio stampa. Stiamo parlando di un’attività complessa, un servizio rivolto a enti e aziende, sostanzialmente e potenzialmente di tutti i settori merceologici, a patto che abbiano prodotti, iniziative o risultati da comunicare. Il primo step è rappresentato dall’organizzazione e dalla raccolta di immagini e video e informazioni sui prodotti e sui servizi del cliente. Da non dimenticare la necessità di conoscere molto bene il profilo storico dell’azienda stessa oppure, nel caso in cui si tratti di un nuova realtà, di iniziare a strutturarlo. Il passo successivo è la gestione, l’organizzazione e l’aggiornamento della mailing list dei giornalisti e redazioni di testate trade, consumer, quotidiani, emittenti radio, tv, magazine on line e web site con cui istaurare un rapporto e a cui inviare il materiale da comunicare. Terzo gradino per arrivare a un’ottima gestione dell’attività di ufficio stampa sono la pianificazione e il controllo, insieme al management aziendale, dei comunicati stampa da inviare via mail, via fax o via posta. Tutte queste attività devono portare a dei risultati, sostanzialmente ad aumentare in maniera consistente la visibilità dell’azienda. Un risultato che deve essere documentato dalla rassegna stampa: l’agenzia si occupa di raccogliere e catalogare i redazionali pubblicati sulle varie testate e di segnalarne l’uscita al cliente. Tale servizio comprende, generalmente, l’invio dei ritagli stampa tramite e-mail e la rilegatura della rassegna semestrale e annuale. Ma non è ancora tutto. Azioni generiche e di co-marketing volte alla promozione giornalistica dei prodotti, organizzazione e promozione di eventi e conferenze stampa sono altre attività proprie dell’ufficio stampa. Sono orientate invece a mantenere per conto del cliente relazioni durature e proficue con interlocutori differenti le pr, che comprendono relazioni con pubblici mirati, istituzioni, gestione e attività di sponsoring e found raising e ricerca di patrocini. L’elenco delle mansioni e degli obiettivi delle attività di ufficio stampa e pr è particolarmente lungo e ricco, ma non c’è da spaventarsi, saranno infatti le caratteristiche personali di chi decide di intraprendere queste attività a permettere di primeggiare sulla diretta concorrenza.

Nella foto : Caterina Sacchi

Elisa Buzzi


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