Avviare un business center : 2° puntata

giugno 17, 2009 | Fare impresa

Un virtual office non è un servizio di call center o una forma di telelavoro: a distanza sì, ma non nei modi in cui generalmente lo si immagina. Abbiamo carpito questi aspetti intervistando i direttori di due business center italiani:Gianluca Mastroianni per Mb Center e Gianluca Pollesel per Ufficio Virtuale. Entrambi fanno parte dell’Aniur, l’Associazione Nazionale Imprenditori Uffici Residence in qualità, rispettivamente, di revisore dei conti e di presidente nazionale.

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Non faremo esattamente come le “Iene, ma quasi. Il seguito delle tante domande che abbiamo posto, talvolta uguali per entrambi, talvolta diverse, saranno riportate, per motivi di spazio, nel seguito del reportage. Iniziamo con la prima parte dell’intervista.

Quando è nata la vostra attività e quale ruolo ricoprite all’interno della vostra azienda?

Mastroianni: MB Center nasce nel 2001. Ha due sedi: una a Modena ed una a Como. Sono l’Amministratore Unico. Nel dicembre 2005 nasce ufficiarredati.it. Si tratta di un mio marchio e di un mio progetto. MB Center ne fa parte con altri 54 business center.

Pollesel: Il mio business center nasce trent’anni fa, abbiamo iniziato con il servizio telefonico e di recapito postale. Nel 1991 nasce il marchio Ufficio Virtuale. L’ho registrato al mio ritorno da un viaggio a Londra. Io sono il direttore generale del business center titolare del marchio Ufficio Virtuale.

Forma societaria dell’azienda?

Pollesel: Srl a conduzione familiare. Negli anni 70 iniziò mio padre con un ufficio a due locali in cui da una parte avevamo una scrivania con 2 linee telefoniche e dall’altra una saletta riunioni con 8 posti. E’ stato un visionario, per molti conoscenti. Ma ha visto una cosa che molti non potevano nemmeno immaginare. E ha visto bene.

Mastroianni: Srl

Quali servizi offrite nell’ambito dell’ufficio virtuale?

Mastroianni: risposta telefonica personalizzata; fax service; domiciliazione postale.

Pollesel: risposta telefonica personalizzata; fax service su server; domiciliazione postale.

Che tariffe hanno i vostri servizi?

Mastroianni: i servizi vanno acquistati pagando un corrispettivo mensile, noi usiamo la tariffa flat, un fisso mensile, insomma, che varia in base a 3 differenti fasce di chiamate. Se l’azienda cliente ha un elevato numero di chiamate, pagherà un corrispettivo flat differente rispetto a chi ha meno chiamate. La tariffa base è di 150 euro al mese per una media di 50 -70 chiamate mensili.

Pollesel: partiamo da un corrispettivo mensile di 70 euro ed un deposito di garanzia per le spese sostenute durante il mese. Non si tratta di una cauzione come nell’affitto, il deposito di garanzia non matura interessi, come accade nella cauzione. Naturalmente viene reso alla scadenza del contratto e al pagamento dell’ultima fattura.

Che durata ha un vostro contratto?

Pollesel: i nostri contratti hanno generalmente scadenza trimestrale e possono essere rinnovati tacitamente, con disdetta anticipata almeno 30 giorni prima della stessa. Tutto poi può essere concordato diversamente, in base alle esigenze del cliente, per arrivare anche a contratti di durata mensile.

Mastroianni: il servizio di Virtual Office può essere attivato per un mese, come per dodici mesi.

Che investimento è necessario sostenere per avviare un business center?

Mastroianni: la cifra non è facilmente quantificabile, consideri che aprire un centro a Milano, costa di più che a Catania, consideri anche i mq che si vuole avere a disposizione. 40 mq costano meno di 1000! Metta l’arredamento, le attrezzature, una cifra variabile potrebbe essere dai 100 a 500 mila euro. Dipende dalla zona e dai parametri che ho citato.

Pollesel: bisogna investire tantissimo, non voglio quantificare in cifre, ma certamente bisogna investire tanto. Io ad esempio per una fotocopiatrice di ultima generazione ho speso 12 mila euro. Per una centrale telefonica voip 8 mila più gli accessori.

Di quanto personale necessita un business center?

Mastroianni: la tecnologia ha ridotto la necessità di un numero elevato di personale, se anni fa erano necessari in un centro almeno 5 colleghi, oggi ne bastano uno e mezzo, due. In realtà i piccoli centri necessitano almeno di 2 persone o 2 ½, i centri con sale riunioni e i centri grandi hanno un numero di persone superiori almeno 5 o più. I centro con 40 uffici e più hanno almeno 5 persone al lavoro.

Pollesel: il progresso tecnologico ha ridotto i tempi di lavoro e con una persona, massimo due, si può lavorare bene. L’importante è riuscire a coprire un orario continuato per dare al Cliente un servizio impeccabile.

Quali vantaggi presenta il vostro servizio?

Mastroianni: risparmio dei costi di gestione per i clienti, efficienza, operatività immediata; miglioramento dell’immagine aziendale; maggiore flessibilità operativa per il cliente.

Pollesel: senza dubbio risparmio dei costi di gestione; operatività immediata e continuata, efficienza; più tempo a disposizione del cliente, per gestire gli affari all’esterno; ritorno di immagine.

Quali criticità presenta il vostro settore?

Mastroianni: il settore può considerarsi giovane ed emergente. In Italia manca ancora la cultura dell’affidare ad un ufficio esterno la gestione dei propri affari, intanto perché esiste un grande equivoco di fondo: si crede che il virtual office sia telelavoro e che la reception telefonica sia un call center. Non è un call center, quello opera per aziende che hanno migliaia di telefonate, noi lavoriamo per imprese e professionisti che hanno un traffico telefonico decisamente più basso fornendo risposte dedicate, come se provenissero dalla segretaria dell’ufficio dell’azienda cliente. Il lavoro del virtual office non è il telelavoro che si svolge da casa. Il nostro personale risponde dalla nostra sede e non dalla propria abitazione. I telelavoratori hanno anche la cultura che da casa la professione possa svolgersi in maniera più libera e può capitare che se un cliente chiama, ascolti i rumori dell’abitazione. Questo rende diffidenti i clienti, ma ripeto: il virtual office è un’altra cosa. Esiste poi la necessità di doversi confrontare con la concorrenza che negli ultimi anni è in crescita.

Pollesel: in Italia manca la cultura è vero, non è come in America o a Londra. Inoltre il progresso tecnologico restringe i margini di guadagno. Ad esempio fino al 1998, prima della deregulation telefonica, l’utilizzo dei servizi offerti dal centro era molto alto; con l’avvento della telefonia cellulare e dei PC portatili, l’utilizzo dei servizi interni del centro si è ridotto moltissimo. Bisogna operare offrendo qualità, ma anche quantità. Per ottenere un buon rientro è meglio avere diversi centri con molti uffici. Come in Australia o negli Stati Unici o in Gran Bretagna, dove un imprenditore può arrivare a possederne anche 40. Esiste poi un’altra criticità. E’ quella della sede legale. I business center possono offrire anche la domiciliazione legale all’impresa cliente, ma il rischio legato a questioni di contenziosi che questa potrebbe avere e che possono dare vita a procedure esecutive e pignoramenti da effettuarsi nella sede legale. Se questa è domiciliata presso un business center, capisce come sia difficile dimostrare che la sede e i beni in essa contenuti sono del business center e non del soggetto insolvente. Per ovviare a tale disagio, Aniur, l’Associazione nazionale di categoria, ha creato il contratto nazionale per i servizi di domiciliazione e sede legale, mirato a tutelare i nostri centri, dal rischio suddetto.

Come vedete le prospettive del settore?

Mastroianni: il settore è in crescita, favorito anche dalla crisi economica che limita i budget di imprese e professionisti, inducendoli a cercare efficienti e professionali soluzioni di risparmio. Ufficialmente ci sono circa 180 centri in Italia.

Pollesel: il settore cresce e crescerà ancora per molto tempo. Aniur ha fatto un’indagine per ottenere una mappatura del territorio dei business center nel 2006: sono stati censiti 179 centri, ma se fa una ricerca ne trova più di 300 –molti si propongono come tali ma non ne hanno minimamente le caratteristiche o svolgono attività similari! Il settore cresce, dicevo, e prova ne è il fatto che ogni mese riceviamo nuove richieste di adesione all’Associazione da imprenditori neo costituiti. Si pensi comunque che nella sola Londra il numero dei centri è quasi il doppio di tutti i centri italiani. Ciò la dice lunga sui margini di sviluppo del settore nel prossimo futuro.

Quali sono i clienti tipo, del vostro business center?

Mastroianni: liberi professionisti, (avvocati, medici, ingegneri, ecc.), aziende appartenenti a varie tipologie di attività, come agenzie di selezione personale, aziende impiantistiche. Nessun tipo di azienda è esclusa dal nostro servizio.

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Pollesel: chiunque abbia una partita iva e professionisti iscritti agli albi dedicati. Non serviamo i privati. Dal consulente informatico, all’artigiano, alla multinazionale. Pensi, serviamo anche organi governativi.

L’intervista proseguirà nella terza puntata del reportage, dove analizzeremo ulteriori aspetti

dell’interessante mondo dei business center. Seguiteci.

Rosalba Mancuso

Immagini degli intervistati:

per gentile concessione di Gianluca Mastronianni e Gianluca Pollesel

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