Avviare un’agenzia di organizzazione eventi

giugno 18, 2009 | Articoli raccomandati, Fare impresa

Come si diventa organizzatore d’eventi? Quali sono le modalità per sviluppare e rendere redditizia un’attività che rappresenta un mix di comunicazione, intrattenimento e marketing e che ruota attorno al mondo delle pr? Prima di rispondere a questi e ad altri quesiti è opportuno definire in maniera sintetica la professione.

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Stiamo parlando di un’attività che studia una richiesta di un committente (privato, azienda, associazione o un’istituzione) individuandone il grado di complessità, il pubblico di riferimento, il concept e la location adatta. Una volta verificato il budget, l’organizzatore si occupa della pianificazione logistica dell’evento e del coordinamento di tutti gli aspetti tecnici finalizzati alla sua realizzazione. L’organizzatore deve tenere presente che l’evento rappresenta l’unione di divertimento e lavoro, business e gratuità e che non consiste nella creazione di cose nuove, ma nella rappresentazione di cose in maniera innovativa.

Dalla festa di compleanno al meeting, dal seminario al festival……

Essendo l’evento di natura differente – festa di compleanno, anniversario, convegno, meeting, seminario, serata di beneficenza, festival, presentazione di un nuovo prodotto, concerto, gara sportiva, sfilata, premio letterario, road show, ecc. l’organizzatore deve essere pronto e abile nella gestione di tutte le varie tipologie. Di fronte a una tale complessità da cosa deve partire chi vuole intraprendere questa professione? Innazitutto è bene ricordare che sono molte le organizzazioni e le figure professionali con cui è chiamato ad agire l’organizzatore d’eventi: giornalisti, direttori di alberghi, interpreti, agenzie di viaggi e di personale di assistenza e società di catering.

Strumenti dell’ufficio e organizzazione del lavoro.

Per tessere rapporti duraturi ed efficaci l’organizzatore deve avere una buona conoscenza degli strumenti It e dotare un ufficio, anche di dimensioni ridotte, di pc, telefono e fax. Software che permettono la gestione del budget a disposizione, degli ordini e del personale, uniti a programmi che consentono la creazione, anche grafica, di inviti e ringraziamenti sono fondamentali. Non possono mancare neanche una connessione veloce a internet e un fax, per poter comunicare in maniera rapida ed efficace con fornitori e per invitare tutti i possibili partecipanti all’evento. Il recall finale qualche giorno prima dell’evento stesso – per avere un’idea più precisa possibile del numero di partecipanti e, di conseguenza, ponderare meglio le ultime scelte e gli ordini – necessita invece di un telefono. Completano gli “strumenti” di assoluta necessità per l’organizzatore di eventi una buona cultura generale, la conoscenza delle lingue straniere, in particolare l’inglese, e delle leggi, nazionali e internazionali, che regolano il suo campo d’azione, le norme contrattuali e gli aspetti previdenziali e assicurativi. Percorsi di studio e corsi formativi ideati e attuati da associazioni private permettono di acquisire nozioni particolarmente utili a livello pratico. E chissà che con il passare del tempo chi si dedica a questa professione non arrivi a creare una società che abbia tutte le caratteristiche per entrare nella Consulta degli eventi, l’associazione nata nel 2007 in seno ad Assocomunicazione (www.assocomunicazione.it) per promuovere l’organizzazione degli eventi di marketing come nuovo media e per rappresentare le maggiori aziende attive nel settore. Il professionista degli eventi deve anche mostrare delle doti personali non indifferenti: disponibilità, flessibilità, rapidità gestionale ed esecutiva, doti relazionali e tolleranza dello stress. Ma tutto questo non è sufficiente. Grazie a Walter Cipolla, titolare dell’agenzia Waci Entertaiment con sede a Macherio (Mi) e specializzata nella realizzazione di diversi generi di eventi (meeting, congressi, team building, concerti, ecc.), abbiamo potuto capire meglio le caratteristiche personali dell’organizzatore di eventi e l’importanza della scelta della location, cuore dell’evento stesso.

Quali sono le qualità che non possono mancare a chi decide di intraprendere questo genere di attività?

Una propensione per il lato emozionale delle comunicazione è generalmente alla base di chi sceglie di fare questo lavoro. L’organizzatore è un fine conoscitore dell’animo umano, dei desideri e delle ambizioni che si nascondono dentro il profondo delle persone. Molto spesso chi organizza ha cominciato il tutto in base a una sensazione positiva, all’euforia, all’adrenalina prodotta dalla festa. Chi costruisce una carriera sull’organizzazione, è qualcuno che, non solo sa vivere e animare situazioni, ma soprattutto che sa riconoscere e gestire le emozioni degli altri. L’organizzatore da solo non può scegliere tutto, non può prendere scelte in contrapposizione a quanto vuole il committente, deve ascoltare la voce del cliente. Oggi non è più sufficiente possedere carattere, ma è necessario mostrare una personalità. L’organizzatore di eventi deve possedere qualità comunicative. Deve essere capace di ascoltare, di adattarsi e reagire immediatamente in modo creativo di fronte a qualsiasi ostacolo. Deve essere anche un buon negoziatore, in sintesi deve essere possedere una leadership naturale. Deve essere un problem-solver di situazioni eccezionali.

Quali sono le modalità per individuare la location migliore per un evento, le peculiarità che deve avere e le ultime tendenze in questo campo?

La location ideale per un evento è quella in cui si sfrutta il cosiddetto genius loci, la particolare poesia del luogo per ottenere effetti di spettacolarità o suggestione. La scelta dipende in larga parte dalla tipologia dell’evento, può essere più o meno esotica, e addirittura richiedere un particolare percorso per essere raggiunta. Quando invece si vuole essere pratici e il più possibile confortevoli per gli invitati, si ricorre a location che tengono conto della comodità e la facilità di accesso. Negli ultimi anni va molto di moda ricorrere a location postmoderne come fabbriche dismesse, aree recuperate da progetti di riconversione architettonica, piazze all’aperto e parcheggi. L’ambientazione di un evento comunque non deve mai essere realizzata contravvenendo le norme della sicurezza. La prima fase della scelta della location è di carattere esplorativo. E’ importante controllare la logistica, la distanza chilometrica, l’itinerario consigliato per raggiungere il luogo dell’evento, le condizione giuridica del luogo – privato, aperto al pubblico, spazio pubblico – e le misure di sicurezza necessarie. Fondamentale è prendere immediatamente contatto con i soggetti in grado di accordare eventuali permessi di passaggio o di temporanea chiusura sulle vie di accesso.

Alla scelta della location è legata anche la promozione della propria attività di organizzatore d’eventi. La richiesta alle amministrazioni pubbliche di tutti i permessi necessari a realizzare un evento pubblico, ad esempio, permette di farsi conoscere e far scattare il meccanismo del passaparola che in questa professione continua a rivelarsi importante. Un’importanza che acquista un peso sempre maggiore se il committente è un privato, che magari chiede di organizzare una festa di compleanno, di anniversario o di laurea. Se tutto andrà per il verso giusto la pubblicità agli amici che hanno intenzione di realizzare degli eventi simili è assicurata. Si confermano strumenti utili per promuovere l’attività di organizzatore d’eventi un sito internet, dove è opportuno inserire progressivamente lo storico di tutti gli eventi realizzati, e gli annunci sui giornali, meglio se su testate della zona dove si intende avviare l’attività. Da non dimenticare, infine, che affissioni e volantini che promuovono un evento e riportano il nome della società organizzatrice continuano a rappresentare uno dei modi migliori per promuovere la propria professione.

Insieme a Walter Cipolla si è infine voluto mettere in luce l’aspetto dei rapporti con le istituzioni, che spesso sono i promotori degli eventi sia di grande che di piccola portata.

Organizzare un evento culturale vuol dire anche mettersi in relazione con le istituzioni. Quali sono le modalità da adottare, a suo avviso, per tessere rapporti duraturi e proficui?

Fare eventi culturali da intermediario non funziona, bisogna essere dentro la cultura,avere almeno una base passionale verso la cultura. L’idea opportunistica di prendere l’appalto di un evento culturale solo perché si conosce l’assessore tal dei tali a lungo non porta benefici né all’evento né all’assessore stesso. Creare un’agenzia di eventi culturali funziona quando ti circondi di collaboratori che vivono già di cultura: pittori,musicisti,registi ecc. Fondare una cooperativa non a scopo di lucro favorisce l’accesso a finanziamenti pubblici, a una maggiore benevolenza da parte degli sponsor e a una collaborazione più disponibile da parte di operatori culturali.

Il nostro “viaggio” alla scoperta della professione di organizzatore d’eventi termina con l’analisi dell’aspetto economico, dei guadagni che è possibile ottenere. La retribuzione dell’organizzatore dipende dai proventi stessi delle iniziative culturali. I compensi derivano dal successo della manifestazione, dalla capacità di reperire finanziamenti e sponsor e di razionalizzare le spese. Ecco quindi che una gestione precisa e realistica del budget diventa fondamentale. Stiamo parlando di un budget che l’organizzatore deve strutturare in maniera semplice, chiara e analitica, basandosi sulla definizione di costi e ricavi, fissi e variabili e su stime prudenziali di quei costi e ricavi che sono legati a variabili relative incerte. La monetizzazione dell’evento passa anche dal corretto piano finanziario, che prevede il fabbisogno di denaro che deve essere disponibile nel corso dell’esecuzione del progetto, per fronteggiare gli impegni economici, pianificare i pagamenti e gli incassi, in sostanza individuare i flussi finanziari.

Elisa Buzzi

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