Aprire un’agenzia per il disbrigo di pratiche. 2° Puntata

Avviare un'agenzia di servizi alle imprese ed alle persone fisiche 2° puntata

July 13, 2009 | Articoli raccomandati, Fare impresa

Un’agenzia disbrigo pratiche può offrire servizi alle imprese, ai privati ed ai professionisti. Lo abbiamo già segnalato nella prima parte di questo reportage dedicato alle aziende che operano in questo interessante ramo di attività. Molto remunerativo si è rivelato il disbrigo pratiche rivolto agli studi legali. Per capire meglio come lavora un’agenzia specializzata nel disbrigo pratiche per conto di avvocati, abbiamo sentito Katia Pelucca, rappresentante legale di KKservices, agenzia disbrigo pratiche con sede a Rho, nel milanese, specializzata nel disbrigo pratiche legali ed amministrative, nell’erogazione di servizi informativi e nel recupero crediti.

tribunalemilano

Gent.le imprenditrice, posso chiederle quando è nata KKservices?

KKservices è stata fondata nel 2005 assieme al mio socio Dott. Paolo Sassi. Nel 2008 KKservices è diventata una società di capitali trasformandosi in una srl.

In quale ambito operativo vengono erogati i vostri servizi di disbrigo pratiche?

Siamo specializzati in pratiche legali, servizi informativi per la tutela dei crediti e recupero crediti. Gestiamo prevalentemente pratiche per conto di studi legali, gestendole presso Tribunali, Giudici di Pace, Corti d’appello ed altri uffici pubblici, dove effettuiamo per conto del cliente le richieste, i ritiri i depositi il monitoraggio delle emissioni e delle scadenze degli atti affidatici. Le pratiche legali sono molteplici e con iter giudiziari diversi… per farsi un’idea le consiglio di accedere a: KKservices – Disbrigo Pratiche e Certificati, dove troverà l’elenco dei servizi nel dettaglio.

Sempre sul nostro sito internet http://www.kkservices.it/ troverà facilmente anche informazioni sulla nostra attività di recupero crediti e sui servizi informativi che eroghiamo tramite accessi riservati alla piattaforma di ecommerce all’indirizzo http://www.kkservices.eu/

Lavorate solo su Milano?

L’attività di Disbrigo pratiche viene svolta prevalentemente su Milano e provincia, ma operiamo anche in ambito nazionale ed internazionale sia direttamente che avvalendoci di una collaudata rete di società nostre corrispondenti.

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A prescindere dai collegamenti informatici, ci può spiegare come si svolge il vostro lavoro in un ambito territorialmente così vasto?

Operiamo a seconda delle necessità direttamente con gli uffici pubblici o tramite dei nostri corrispondenti in loco che svolgono parte del lavoro per nostro conto. Ovviamente i nostri clienti hanno un rapporto solo con noi che siamo garanti di tutta l’attività svolta. Riusciamo così ad ottenere visure immobiliari a New York, bilanci di società in Columbia e rapporti informativi nel resto del mondo, grazie ad una rete di società corrispondenti internazionale.

Abbiamo già capito che i vostri clienti ideali sono gli avvocati. Ma che tipo di avvocati?

Il professionista forense che si affida a KKservices, non è un avvocato qualunque; il nostro cliente solitamente è molto noto, si tratta spesso di un grande nome dell’avvocatura. Tra i nostri clienti abituali annoveriamo gli studi legali più importanti a livello nazionale ed anche diversi di livello internazionale.

Perché solo il grande avvocato sceglie vostri servizi?

L’avvocato che definiamo “di serie A” è un professionista che non ha tempo di andare in Tribunale per depositare un atto o di fare la fila alla cancelleria del Tribunale per ritirarlo, lavora a ritmo serrato e necessita di un servizio efficiente ed immediato per le mansioni più “procedurali”.

Che voi sicuramente riuscite a garantirgli…

Certo. Le richieste di atti e documenti che ci arrivano possono essere evase dalla sera alla mattina. Ad esempio quelle pervenute entro le 18, vengono evase entro il primo pomeriggio del giorno successivo. Quelle pervenute in mattinata, se urgenti, vengono gestite entro poche ore. La documentazione cartacea viene digitalizzata nei nostri uffici ed inviata nella casella email del cliente. In questo modo il nostro cliente si ritrova tempestivamente tutti gli atti richiesti e la relazione dell’attività da noi svolta nella propria casella email.

Il cliente non aspetta nemmeno 24 ore. Complimenti, un bel record! Immagino che questa celerità permetta anche di battere sul tempo l’eventuale concorrenza.

Si questo è chiaro. Il nostro cliente tipo è un legale impegnato in udienze, studi ed approfondimenti giuridici, non può aspettare giorni per ottenere un decreto ingiuntivo, o non avere sempre sotto controllo lo stato delle sue pratiche affidate in outsourcing. Se chiede “a che punto è quella pratica” e non sei in grado di rispondere subito con l’informazione corretta e aggiornata va da un’altra parte. Per questo, grazie anche al passaparola tra avvocati, molti studi si sono man mano rivolti a noi lasciando i loro precedenti fornitori.

Cosa l’ha spinta ad avviare un’attività di disbrigo pratiche? Il caso o la passione?

Questo lavoro non può essere svolto per caso, senza dubbio la passione. Dopo la maturità, all’inizio degli anni’90 e fino a 31- 32 anni, ho lavorato con gli studi forensi, acquisendo una vasta conoscenza e competenza del settore, ecco perché la mia azienda si è specializzata nel disbrigo pratiche legali.

Possiamo dire, allora, che conoscere bene un ambito professionale, è stata la chiave del successo della sua attività?

Sì, se vuole può dirlo. La fornitura di servizi professionali non si può improvvisare; la formazione scolastica è molto importante; ma la pratica e l’esperienza, sono fondamentali.

Uno sguardo al futuro. Il suo settore professionale cresce, arretra o è stazionario?

La nostra attività cresce benissimo direi. Da quando abbiamo iniziato ad oggi, cioè 2005 -2009, abbiamo acquisito oltre 200 clienti abituali, che ci affidano la gestione di tutte le loro pratiche. L’80% di questi sono studi legali ubicati in tutta Italia.

Nessuna criticità da segnalare?

Noi operiamo in una piazza molto vasta, come Milano, e non abbiamo riscontrato nessuna criticità. Qui gli studi legali e le società hanno la cultura di delegare il disbrigo di pratiche professionali ad aziende esterne. Se si cambia zona o regione, qualche criticità la si può riscontrare. Tempo fa avevamo una corrispondente che operava, sempre al Nord, in un paese di provincia. E’ stata costretta a chiudere, perché, a causa dello scarso bacino di utenza e delle diffidenze culturali, il lavoro non riusciva ad essere remunerativo. KKservices, invece, in pochissimo tempo è riuscita a rientrare dall’investimento.

Posso chiederle, se non sono indiscreta, quanto avete investito per avviare la vostra azienda?

Non credo sia importante quantificare. Abbiamo affrontato un grosso investimento legato ai locali dell’azienda che sono stati acquistati e ristrutturati, poi tutte le attrezzature, fotocopiatrici, pc, stampanti e scanner, licenze di programmi software. Acuni software gestionali che utilizziamo sono stati creati solo per KKservices, sono quelli che ci permettono di monitorare e gestire giornalmente i report delle pratiche.

Allora avrete speso almeno 60 mila euro solo per il programma.

Per fortuna molto meno, anche perché alcune competenze informatiche che seguono lo sviluppo del software le abbiamo interne all’azienda, ma se somma tra loro tutti gli elementi di costo che abbiamo descritto potrà farsi un’idea dello sforzo finanziario che è stato necessario per creare KKservices.

Chi vi ha supportato in questo impegno finanziario: contributi all’imprenditoria, banche, capitale proprio?

Abbiamo investito il capitale che possedevamo io e il mio socio al momento di avviare l’impresa. Poi ci siamo interamente autofinanziati, reinvestendo nello sviluppo dell’azienda quasi tutti gli utili generati e crescendo man mano. Non accade sempre, ma a noi è successo..

La promozione pubblicitaria com’è andata?

Io mi occupo della parte gestionale, il marketing e la promozione aziendale sono stati seguiti dal mio socio, comunque posso dirle che la necessaria pubblicità iniziale, molto mirata, ha dato i suoi frutti.

Comunque un bel sito web come il vostro, ben indicizzato dai motori di ricerca, penso sia un buon veicolo pubblicitario. Io vi ho trovati sul web!

Le ripeto, non mi sono mai occupata dell’aspetto promozionale, ma visto che, come lei dice, ci ha cercati su Internet, direi che al giorno d’oggi un buon posizionamento sul web è molto importante per far sapere che esisti. Se a questo aggiungiamo che io ho sempre lavorato con gli studi legali e quindi vengo dal “giro”, le premesse per un’ottima promozione pubblicitaria ci sono tutte. Le criticità, le priorità, gli argomenti su cui puntare nella promozione su un determinato target li puoi sapere solo se conosci benissimo i bisogni e come pensano coloro a cui ti rivolgi.

Molte agenzie disbrigo pratiche affiancano all’attività principale anche altri servizi, quali quelli assicurativi e finanziari. E voi?

Noi ci muoviamo, come le dicevo all’inizio, su servizi altamente specializzati, pratiche legali, servizi informativi di supporto all’attività forense e di tutela del credito e servizi di recupero crediti. Per queste attività abbiamo ottenuto tutte le licenze necessarie dalla Questura e dal Comune per poter operare. Inoltre in questi settori abbiamo competenze da vendere e riusciamo ad essere altamente competitivi per qualità e prezzi. Non abbiamo voluto affiancare altri servizi dove magari non riusciamo a garantire i nostri standard di qualità e convenienza solo per allargare l’offerta. Siamo convinti che oggigiorno le aziende generaliste non vanno bene. Per essere vincenti sul mercato bisogna avere delle eccellenze, e queste le puoi avere solo se ti specializzi. Inoltre KKservices ha il vantaggio di operare in una piazza come Milano che ha un mercato molto ampio.

Efficienza e rapidità, necessitano di personale. Quante persone operano all’interno della vostra agenzia?

In realtà la necessità principale è l’organizzazione e la qualità del lavoro. Noi adesso siamo in otto e riusciamo a gestire e smaltire celermente tutte le richieste dei nostri clienti lavorando in modo sincrono. L’organico è in continua crescita, ma trovare la persona giusta da inserire non è facile. Una criticità da segnalare è proprio sul fronte della ricerca di personale. Abbiamo faticato non poco a trovare personale valido: competente, anche se poi facciamo noi molta formazione, ma soprattutto puntuale, veloce, preciso ed efficiente. Questo lavoro richiede precisi requisiti caratteriali, perché, ripeto, è un lavoro delicato, si gestiscono atti legali di grande valore, i clienti chiedono disponibilità, efficienza e rapidità. Alcuni candidati mostravano perplessità sugli orari di lavoro. Da noi si inizia presto la mattina, alle 8,30 bisogna già essere in tribunale o nei vari uffici e alla sera si chiude alle 18,30. Di conseguenza la pausa pranzo è piuttosto lunga. Questi orari sono però necessari per poter gestire con tempestività le richieste dei clienti. Per essere più efficienti, ci siamo adeguati agli orari della domanda che sono in prevalenza studi legali.

Immagino che sia un lavoro gratificante.

Per noi è molto gratificante, anche se altrettanto impegnativo. Per questo la passione è indispensabile per svolgerlo con successo.

Grazie a questa intervista, abbiamo appreso che l’universo del disbrigo pratiche, oltre che un’affascinante idea di impresa, riserva anche molte occasioni di lavoro. Se in giro si dice: poche aziende e tanti candidati, con KKservices abbiamo scoperto che, talvolta, può essere il contrario.

Rosalba Mancuso

Fonti delle immagini:

http://www.kkservices.it/index1.html

http://www.kkservices.it/DisbrigoPratiche/Servizi/html/DisbrigoPratiche_servizi.html

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